5 porad dotyczących skutecznego zarządzania projektami wsparcia IT

5 porad dotyczących skutecznego zarządzania projektami wsparcia IT

Informatyczna obsługa firm czy i kiedy jest potrzebna?
Osbługa informatyczna firm czy jest konieczny serwis informatycznydla małych firm?

Wsparcie IT jest kluczową częścią każdego biznesu. To właśnie tam pracownicy firmy odpowiadają na pytania lub problemy użytkowników. Zazwyczaj udzielają oni pomocy telefonicznej zarejestrowanym użytkownikom, ale istnieją również sposoby dostępu do wsparcia IT online i poprzez czat. Na przykład, jeśli użytkownik ma problemy z używaniem komputera, może uzyskać pomoc od agenta wsparcia technicznego.

Wsparcie dla roju

Koncepcja swarmingowego wsparcia IT opiera się na modelu pick-up, collaborate, solve-and-repeat. Takie podejście zapewnia, że każdy pracownik z odpowiednimi umiejętnościami odbiera zgłoszenie w odpowiednim czasie i szybko rozwiązuje problem. Ta metoda wsparcia IT jest idealna dla dużych organizacji, w których występuje duża ilość zgłoszeń.

Model swarmingowy jest zwinny i pozwala zespołom IT na przekazywanie zgłoszeń do nadmiernie wykwalifikowanych agentów, gdy mogą oni rozwiązać je szybciej. Jest to szczególnie przydatne w przypadku wsparcia IT, gdzie typowa trójwarstwowa struktura nie chroni ekspertów w danej dziedzinie. Zapewnia również, że kluczowi członkowie zespołu nie tracą cennego czasu na zgłoszenia o wysokiej eskalacji.

Agenci w roju współpracują nad zgłoszeniem i zadają pytania, aby pomóc sobie nawzajem. Ponieważ są częścią jednego zespołu, nie ma potrzeby tworzenia poziomów, dzięki czemu agenci mogą współpracować ze sobą, aby dowiedzieć się więcej o danym zgłoszeniu. Obserwują oni również swoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu rozmów, które dotyczą ich obszarów wiedzy.

Kilka firm korzysta obecnie z modelu swarming. Cisco i Salesforce są wśród tych, którzy go przyjęli. Jednak wdrożenie tego podejścia będzie się różnić w zależności od firmy. Sukces procesu będzie zależał od dojrzałości zespołu i jego otwartości na zmiany.

Zarządzanie projektem

Skuteczne zarządzanie projektami wsparcia IT wymaga dobrej infrastruktury. Obejmuje ona dostęp do Internetu, telefony i Skype. Obejmuje również podstawowe procedury zapewniające spójność wsparcia i dotrzymywanie terminów. Oto kilka wskazówek dotyczących udanego projektu wsparcia IT: dobry kierownik projektu musi lubić brać na siebie odpowiedzialność i stosować ustrukturyzowane podejście.

Oprogramowanie do zarządzania projektami wsparcia IT OneDesk zostało zaprojektowane z myślą o współzależności projektów IT. Każdy projekt składa się z wielu zadań, które muszą być wykonane w ramach czasowych projektu. Oprogramowanie OneDesk IT support można skonfigurować tak, aby uwzględnić wszystkie te współzależności i oferuje pełną kontrolę nad projektem. Posiada również szereg unikalnych funkcji, które sprawiają, że jest to skuteczne rozwiązanie do zarządzania projektami wsparcia IT.

Narzędzia do zarządzania projektami pomagają zespołom w bardziej efektywnej współpracy i śledzeniu wniosków. Narzędzia te dostarczają pulpitów, raportów i wykresów Gantta. Aby zapewnić sukces, kierownik projektu powinien rozważyć następujące kroki: określenie zakresu, stworzenie budżetu i zapewnienie kontroli nad projektem. Pierwszym krokiem jest opracowanie propozycji projektu i biznes planu. Dobrze jest przeprowadzić studium wykonalności przed napisaniem propozycji, aby upewnić się, że jest ona szczelna.

Oprócz zdefiniowania zakresu, zarządzanie projektem wsparcia IT wymaga również opracowania planu projektu. Plan zarządzania projektem IT musi uwzględniać ludzi i procesy, aby zapewnić najlepsze możliwe wyniki. Plan projektu powinien zawierać zdefiniowane kamienie milowe i kryteria sukcesu. Zespół projektowy musi mieć wspólną metodologię i przejrzysty przepływ pracy.

Wielozadaniowość

Wielozadaniowość jest niezbędną umiejętnością dla specjalisty ds. wsparcia IT. Wymaga ona zdolności do ustalania priorytetów zadań i zarządzania zasobami. Ponadto, wielozadaniowość wymaga dobrego wykorzystania kalendarzy, list i innych narzędzi produktywności. Ta umiejętność jest szczególnie ważna w nagłych przypadkach. Wielozadaniowość została po raz pierwszy spopularyzowana w latach 80-tych, kiedy to stała się popularna wśród inżynierów komputerowych. Termin ten ostatecznie trafił do świata biznesu, gdzie prezesi przyjęli go jako hasło przewodnie, które ma im pomóc zwiększyć produktywność.

Wielozadaniowość to zdolność do uruchamiania więcej niż jednej aplikacji w tym samym czasie lub przełączania się między różnymi aplikacjami. Jest ona wykorzystywana do wykonywania złożonych zadań, takich jak łączenie kilku źródeł informacji. Może uratować człowiekowi życie lub dać mu premię, jeśli potrafi wybrać najlepszą opcję spośród wielu zadań.

Istnieją jednak sposoby, aby zminimalizować wpływ wielozadaniowości na obsługę klienta. Po pierwsze, pracownicy muszą zdawać sobie sprawę z potencjalnych negatywnych skutków wielozadaniowości. Kiedy pracownicy są zmuszeni do wykonywania więcej niż jednego zadania, mają tendencję do tracenia koncentracji. Aby tego uniknąć, powinni skupić się na jednym zadaniu w danym czasie. Ponadto, powinni nadać priorytet preferencjom i potrzebom klientów.

Wielozadaniowość zmniejsza również produktywność. Dzieje się tak dlatego, że zmniejsza się czas poświęcany na różne zadania, co z kolei zwiększa szansę na popełnienie błędów. Ponadto, pracownicy są mniej wydajni podczas wielozadaniowości, ponieważ ich czas reakcji ulega skróceniu, a pamięć jest osłabiona.

Zdolność do przystosowania się do nowych technologii

Zdolność adaptacji do nowych technologii jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu przez każdego profesjonalistę IT. Umiejętność ta może być rozwijana poprzez połączenie doświadczenia i ciągłej nauki. Firmy chcą kandydatów, którzy są otwarci i chętni do nauki nowych technologii. Umiejętność ta umożliwia również kandydatom pracę z technokratami.

Zdolność przystosowania się do nowych technologii jest kluczowa dla firm, które chcą pozostać konkurencyjne w przyszłości. W związku z tym, firmy muszą stale przyjmować nowe technologie i szkolić swoich pracowników, aby efektywnie je wykorzystywali. Jeśli tego nie zrobią, znajdą się w niekorzystnej sytuacji w porównaniu z konkurencją. Zdolność adaptacji do nowych technologii jest szczególnie ważna w grupie millenialsów, którzy są znani z tego, że szybko się uczą i powinni być w stanie łatwo dostosować się do nowego środowiska.

Koszty

Koszty wsparcia IT dla firmy mogą się znacznie różnić w zależności od wielkości firmy i złożoności technologii. Podczas gdy właściciel małej firmy może potrzebować tylko podstawowego wsparcia technicznego, duża korporacja z wieloma serwerami i podstawowymi aplikacjami prawdopodobnie będzie miała droższe koszty wsparcia IT. Firmy z wieloma pracownikami zdalnymi mogą również potrzebować wyższych kosztów wsparcia IT.

Jednym z najbardziej pomijanych kosztów wsparcia IT jest czas poświęcony na zarządzanie procesami wsparcia. Każdy dostawca usług ma swój własny, unikalny zestaw procesów i metod świadczenia wsparcia. W rezultacie zarządzanie procesami wsparcia każdego dostawcy będzie bardziej złożone i bardziej prawdopodobne, że spowoduje błędy, co zwiększy koszty operacyjne. Dodatkowo, zarządzanie wieloma dostawcami usług będzie wymagało więcej pracy ze strony działu zaopatrzenia. Wreszcie, będzie wymagać więcej badań i czasu, aby być na bieżąco z nowymi dostawcami, co może zwiększyć ogólny koszt wsparcia IT.

Średni koszt usługi wsparcia IT dla małej firmy wynosi od 500 do 2000 dolarów miesięcznie. Kwota ta różni się w zależności od wielkości firmy, liczby stacji roboczych i wielkości ruchu. Ponadto firmy zewnętrzne mogą zapewnić wsparcie dla komputerów stacjonarnych już za 20 dolarów za komputer stacjonarny, ale ich usługa jest ograniczona i nie jest spersonalizowana. Może to kosztować nawet 300 USD za desktop miesięcznie.

Opis stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy dla technika wsparcia informatycznego powinien jasno określać zakres obowiązków na tym stanowisku. Jako technik wsparcia informatycznego będziesz rozwiązywać problemy ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem oraz pomagać użytkownikom w rozwiązywaniu problemów technicznych. Będziesz także prowadzić dzienniki i rejestry oraz pomagać w zarządzaniu użytkownikami i aplikacjami. Jako technik wsparcia IT będziesz musiał posiadać doskonałe umiejętności komunikacyjne i praktyczną wiedzę na temat najnowszych przełomów technicznych. Ponadto, będziesz musiał mieć silne umiejętności interpersonalne.

Opis stanowiska pracy specjalisty ds. wsparcia technicznego powinien zawierać wezwanie do działania, aby zachęcić wykwalifikowanych kandydatów do złożenia aplikacji. Aby znaleźć wykwalifikowanych kandydatów, rozważ skorzystanie z bezpłatnej strony internetowej z ofertami pracy. Pozwoli Ci to zaoszczędzić czas, pieniądze i wysiłek. Takie oferty pracy są pisane przez doświadczonych specjalistów HR i mają inteligentną strukturę, co ułatwia kandydatom znalezienie ich.

Odnoszący sukcesy specjalista ds. wsparcia IT musi mieć pasję do komputerów i zaangażowanie w uczenie się przez całe życie. Ponieważ technologia rozwija się w szybkim tempie, ważne jest, aby być na bieżąco z najnowszymi technologiami. Ludzie, którzy lubią krytyczne myślenie i rozwiązywanie zagadek mogą cieszyć się tą dziedziną. Muszą również być w stanie poradzić sobie z wieloma zadaniami jednocześnie.

Jako specjalista ds. wsparcia informatycznego będziesz pierwszym punktem kontaktu dla użytkowników, którzy napotykają problemy z oprogramowaniem lub sprzętem. Jako technik poziomu pierwszego będziesz odpowiadać na e-maile i wiadomości online, zapewniać podstawowe rozwiązywanie problemów i pomagać w tworzeniu biletów wsparcia dla wyższych poziomów wsparcia. Będziesz również pracować z różnymi rodzajami oprogramowania, sprzętu i systemów sieciowych.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]